Printemps 2021 (Volume 31, numéro 1)
Comment organiser des
réunions virtuelles efficaces :
les conseils avisés reçus
des quatre coins de la SCR
Compilation réalisée par Cory Baillie, M.D., FRCPC
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La COVID-19 a changé de nombreux aspects de notre vie professionnelle, et la façon dont nous nous
réunissons avec nos collègues et d’autres professionnels ne fait pas exception. Les réunions virtuelles
peuvent être un outil efficace, mais elles exigent un effort supplémentaire de la part de tous les
participants, et surtout du président de la réunion, pour optimiser le temps passé ensemble.
Voici quelques conseils de membres de la SCR, fondés sur leur expérience des réunions virtuelles.
À faire : Si vous êtes le président, assurez-vous de vous connecter
plus tôt que les autres afin que tous les participants puissent accéder
à la réunion. Pour être sûr de commencer à l’heure, demandez à tous
les participants de se connecter quelques minutes avant le début de la
réunion afin d’éviter toute difficulté technique, surtout si vous utilisez
une plateforme moins connue.
– Dr David Robinson, Winnipeg, et Dr Ahmad Zbib, Toronto
À faire : Optimisez votre environnement en optant pour un espace
calme et sans distractions; utilisez des écouteurs avec microphone intégré;
placez votre ordinateur portable sur des livres, etc. de manière
à ce que votre caméra soit à la hauteur des yeux; maximisez l’éclairage
derrière votre caméra et non derrière vous; lorsque vous parlez, essayez
de regarder votre webcam et non les images des autres participants.
– Dr Cory Baillie, Winnipeg
À faire : Envisagez de faire un « tour de salle » au début de la réunion.
Les gens sont plus enclins à s’exprimer et à participer s’ils ont la
possibilité de prendre la parole au moins une fois au début.
– Dre Joanne Homik, Edmonton
À faire : Si vous êtes le président, faites en sorte de favoriser la
participation de tout le monde. Si vous remarquez qu’une personne
n’est pas très active, envisagez de lui envoyer un message privé par
clavardage pour vous assurer qu’elle va bien et lui demander si elle
a des idées à communiquer. Certaines personnes sont naturellement
plus discrètes, et les réunions en ligne peuvent être un espace trop
intimidant pour qu’elles expriment leur opinion.
– Dre Shahin Jamal, Vancouver
À faire : Utilisez librement la fonction de clavardage pour poser des
questions, soit en tant que présentateur pour évaluer l’assentiment et
la compréhension du groupe, soit en tant qu’auditeur pour susciter
une discussion.
– Dre Evelyn Sutton, Halifax, et Dre Janet Pope, London
À ne pas faire : N’organisez pas de réunions
virtuelles comptant un trop grand nombre de participants.
Personne ne se sent valorisé et la plupart des
participants finissent par passer en mode multitâches
au lieu de se concentrer sur la réunion. Tirez profit des
outils de salles de réunion virtuelles pour former de
plus petits groupes.
– Dre Shahin Jamal, Vancouver
À ne pas faire : N’oubliez pas de prévoir des
pauses appropriées. Il est difficile de maintenir l’intérêt
en mode virtuel. Pour les réunions plus longues,
prévoyez un divertissement spécial pendant une pause
prolongée.
– Dre Trudy Taylor, Halifax
À ne pas faire : Ne manquez pas l’occasion d’avoir
une interaction plus informelle avec les participants à
la réunion. Dans les réunions traditionnelles en personne,
ce sont les conversations en aparté avec votre
voisin, dans les couloirs et à la pause café qui sont les
plus significatives. Ces conversations permettent d’établir
des relations qui durent toute la vie. C’est la plus
grande perte attribuable aux réunions virtuelles.
– Dre Vandana Ahluwalia, Brampton
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