Automne 2019 (Volume 29, numéro 3)

Exécuter votre première vérification de dossier

Par Henry Averns, M.D., Ch.B., FRCP (R.-U.), FRCPC

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Ainsi, vous voulez effectuer une vérification des dossiers, peut-être parce que votre organisme de réglementation l’exige ou peut-être parce que vous avez un intérêt réel à examiner certains aspects de votre pratique afin d’obtenir des améliorations à long terme. Quelle qu’en soit la raison, voici un guide pour ceux d’entre vous qui ne connaissent pas le processus.

Qu’est-ce qu’une vérification de dossier?
Il s’agit d’un outil d’amélioration de la qualité visant à améliorer les processus et les résultats. Il s’agit d’un outil clinique et non d’un outil réglementaire, dont l’objectif général est de revoir sa propre pratique afin d’améliorer la sécurité et l’expérience du patient ainsi que l’efficacité du traitement. Parmi les aspects à examiner, mentionnons les suivants :

• La structure des soins : p. ex.. les ressources (disponibilité d’un thérapeute, renseignements disponibles pour les patients)
• La processus de soins : p. ex.. les temps d’attente pour les nouveaux patients potentiels atteints de PR qui doivent être vus en clinique.
• La résultat des soins : p. ex.. les patients sous AINS sont-ils évalués sur le plan de la gastroprotection?

En général, la vérification compare les aspects de la pratique médicale à des normes définies. Il est important de noter qu’il s’agit d’un processus itératif et NON d’une enquête ponctuelle. Une vérification des dossiers bien menée comprendra une intervention, puis une répétition du cycle. Toutefois, sachez que ce processus crée une dépendance et qu’une fois que vous aurez la piqûre, vous le ferez chaque année – nous effectuons une vérification chaque année dans notre bureau depuis 1996!

Étape par étape (voir la Figure 1 : Le cycle de vérification) :

1. Déterminez le secteur à vérifier – connaissez-vous des secteurs de votre pratique où un examen s’impose? Ne vous limitez pas à ce que vous faites bien! Trouvez un aspect où vous soupçonnez la présence de lacunes.
2. Essayez de trouver quelque chose qui s’intégrera facilement dans votre pratique actuelle – cela ne devrait pas prendre plus d’une ou deux minutes par rencontre.
3. Appliquez des normes tirées de lignes directrices de haute qualité, par exemple celles qui se trouvent sur le site Web de la SCR.
4. Définissez les critères de vérification (afin de les comparer aux normes). Essayez de le faire en une seule phrase complète.
5. Recueillez des données – je trouve qu’il est plus facile d’utiliser un simple formulaire recto avec un ensemble de données TRÈS limité. Vous ne voulez pas que cela prenne trop de votre temps clinique. Une autre option consiste à exécuter une requête à partir d’un DME – cela dépendra de votre niveau d’aisance dans la rédaction de requêtes et de votre discipline en matière de données. D’où l’utilité de la copie recto!
6. Réfléchissez aux résultats – avez-vous atteint la norme? Y a-t-il un problème que vous devez régler?
7. Élaborez des plans d’action pour combler toutes les lacunes et mettez-les en oeuvre. C’est le stade que la plupart des cliniciens ne parviennent pas à atteindre.
8. Refaites la même vérification quelques mois plus tard pour déterminer si les changements apportés ont amélioré le processus ou les résultats.
9. Élaborez un système permettant de surveiller et de maintenir les améliorations une fois le cycle de vérification terminé. De nos jours, avec les DME, les changements structurels dans la pratique sont généralement très simples.

Questions fréquentes

Comment choisir les aspects à vérifier?
Les lignes directrices cliniques sont souvent une bonne source d’inspiration. Choisir avec soin Canada définit certains sujets d’actualité. Une autre excellente ressource est le site Versus Arthritis qui propose un grand nombre de sujets de vérification ainsi que toutes les ressources dont vous pourriez avoir besoin pour définir la norme de vérification et obtenir rapidement des résultats. Visitez le lien suivant pour plus d'informations : www.versusarthritis.org/about-arthritis/healthcare-professionals/musculoskeletal-impact-toolkit/clinical-audit/.

Comment définir les critères?
Généralement, vous formulerez un énoncé, par exemple :

• 100 % des patients passant aux produits biologiques ont subi un dépistage de l’hépatite B/C.
• 80 % de mes patients de plus de 60 ans seront interrogés sur les facteurs de risque d’ostéoporose et les réponses seront clairement consignées dans le DME.

Ai-je besoin d’une approbation d’un comité d’éthique?
Une vérification des dossiers n’exige pas d’approbation de la part d’un comité d’éthique.

Combien de dossiers dois-je vérifier?
Juste assez pour répondre à votre question! Ainsi, si dix fois sur dix vous n’avez pas réussi à enregistrer les données qui, selon vous, devraient figurer dans le graphique, vous aurez identifié l’intervention requise après seulement quelques graphiques.

À quel point dois-je être bon en statistiques?
Vous pouvez être aussi mauvais que vous le désirez. La vérification ne nécessite pas de statistiques complexes. En général, le processus consiste à examiner un pourcentage de graphiques où vous atteignez la norme définie.

Henry Averns, MB, Ch.B., FRCP (R.-U.), FRCPC
Consultant en rhumatologie
Ancien Président,
Ontartio Rheumatology Association
Kingston (Ontario)